Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (dalej: Wytyczne), wersja z 2010 r. i 2011 r., kosztami pośrednimi są koszty administracyjne związane z bieżącym funkcjonowaniem beneficjenta. W zamkniętym katalogu kosztów pośrednich znajdują się wydatki związane z kosztami osobowymi, w tym:
• koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. a Wytycznych),
• koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki, tj. koszty obsługi kadrowej, finansowej, administracyjnej, sekretariatu, kancelarii, obsługi prawnej (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. b Wytycznych),
• koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. c Wytycznych),
• koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. I Wytycznych), aczkolwiek w tej kategorii mogą występować zarówno koszty osobowe, jak i koszty rzeczowe.

Jednocześnie na gruncie Wytycznych istnieje możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtowo lub na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo forma angażowania ww. osób wykonujących czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie ma znaczenia dla uznania, że koszty pośrednie zostały poniesione w ramach projektu prawidłowo. Beneficjent w takiej sytuacji bowiem dysponuje określoną kwotą, ustaloną zgodnie ze wskaźnikiem wskazanym w podrozdz. 4.4. pkt 3 lit. a Wytycznych, zaś koszty pośrednie są traktowane jako wydatki poniesione bez konieczności potwierdzenia ich poniesienia. W takim przypadku katalog kosztów pośrednich jest istotny o tyle, że w Wytycznych istnieje zakaz wykazywania kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich projektu, w szczególności w zadaniu „zarządzanie projektem". Warto przy tym podkreślić, że ryczałtowy sposób rozliczania kosztów pośrednich w projekcie stanowi uproszczenie dla beneficjentów i dla Instytucji Pośredniczących/Instytucji Wdrażających oraz gwarancję uniknięcia różnego typu nieprawidłowości związanych z błędnym rozliczaniem kosztów pośrednich. IZ PO KL zaleca więc stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków należy podkreślić, że w tym przypadku beneficjent ma obowiązek potwierdzenia poniesienia wydatków w ramach tej kategorii kosztów do wysokości określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. Pomimo braku wskazania w Wytycznych ograniczenia wysokości kosztów pośrednich w przypadku ich rozliczania na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w opinii IZ PO KL wysokość ta nie może być kształtowana dowolnie przez beneficjentów. Dozwolone jest zdaniem IZ PO KL jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków w porównaniu z procentem kosztów pośrednich określonym dla ryczałtu. Powyższe wynika z faktu, że wskazany w podrozdz. 4.4. pkt 3 lit. a Wytycznych wskaźnik ryczałtowy kosztów pośrednich został ustalony na podstawie ekspertyzy zewnętrznej uwzględniającej szereg czynników i zmiennych, określających faktyczne zapotrzebowanie na tego typu koszty w oparciu o szerokie dane historyczne (projekty podobnego typu realizowane przy współudziale środków EFS w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich). Należy podkreślić, iż ww. wskaźniki podlegały zatwierdzeniu przez Komisję Europejską stąd ich przekroczenie może podlegać bardzo szczegółowej weryfikacji w trakcie ewentualnej kontroli projektów przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) czy też IZ PO KL. Z tego względu w ocenie IZ PO KL sytuacja, w której koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków oszacowane na poziomie dwukrotnie przekraczającym wysokość wynikającą z zastosowania właściwego wskaźnika ryczałtowego, jest niedopuszczalna i nie powinna być akceptowana przez Instytucję Pośredniczącą/Instytucję Wdrażającą na etapie wyboru projektu. Jednocześnie wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków powinna wynikać z konkretnej metodologii przedstawionej przez beneficjenta.

Z uwagi na to, że osoby wykonujące określone czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu, nie obowiązują w tym zakresie zapisy podrozdz. 4.5 Wytycznych-Koszty związane z angażowaniem personelu, lecz ogólne zasady kwalifikowania wydatków, w tym przede wszystkim zasada zgodności z przepisami prawa krajowego oraz zasada racjonalności i efektywności.

Co do zasady, wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kosztów pośrednich powinno zostać przyznane w ramach projektu jako cześć wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisaną do projektu w oparciu o rzetelną metodologię. W praktyce oznacza to, że jeśli beneficjent zatrudnia poza projektem np. księgową na umowę o pracę, która średniomiesięcznie księguje 200 faktur, a zakłada się, że w projekcie będzie księgować średniomiesięcznie dodatkowo 10 dokumentów księgowych, to beneficjent może kwalifikować np. 5% [10 / (200 + 10) x 100%] jej wynagrodzenia (z uwzględnieniem ewentualnych przysługujących jej dodatków i nagród). Beneficjent może też zastosować inną przejrzystą i racjonalną metodę wyliczenia części wynagrodzenia ww. księgowej w projekcie, niemniej jednak udział wydatku kwalifikowalnego w projekcie PO KL powinien być każdorazowo uzasadniony i podlegać kontroli.

Odnosząc się do poszczególnych kosztów osobowych mieszczących się w katalogu kosztów pośrednich warto podkreślić, że w przypadku kosztów zarządu przyjąć należy, że mogą być one wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu. Tym samym niedopuszczalne jest uwzględnienie w kosztach pośrednich projektu kosztów zarządu, jeśli beneficjent nie wykazywał tego rodzaju kosztów do czasu realizacji projektu (poprzez np. zawarcie umowy cywilnoprawnej) lub jeśli osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta pełni jednocześnie funkcję koordynatora projektu.

W przypadku kosztów personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki oraz kosztów sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, podkreślić należy, że koszty te powinny być wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu w przypadku, gdy beneficjent ponosił je dotychczas w ramach swojej standardowej działalności. Natomiast w sytuacji, gdy beneficjent do czasu realizacji projektu nie zatrudniał osoby zajmującej się np. obsługą kadrową, prawną czy finansową jego jednostki lub sprzątaniem pomieszczeń, to dopuszczalne jest zatrudnienie w ramach projektu i uwzględnienie w kosztach pośrednich projektu osoby wykonującej czynności wskazane w podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. b oraz lit. I Wytycznych, o ile osoba taka nie może zostać przypisana do określonego zadania merytorycznego realizowanego w ramach projektu i zakres zadań wymaganych do realizacji projektu wymusza zatrudnienie takiego personelu. Zaznaczyć jednak należy, że konieczność zatrudnienia danej osoby stanowi wyjątek od ogólnej reguły i powinna być szczególnie uzasadniona oraz wynikać z zakresu i specyfiki projektu, co może podlegać kontroli. Dla przykładu, możliwe jest zatrudnienie osoby wykonującej ww. czynności przez beneficjenta będącego organizacją niedziałającą dla zysku (np. stowarzyszenie, fundacja) w sytuacji, kiedy określone zadania tego rodzaju wykonywane są standardowo na zasadzie wolontariatu, a w związku z realizacją projektu PO KL o dużej wartości pojawia się potrzeba zapewnienia profesjonalnej obsługi w danym zakresie.

Odnosząc się natomiast do kosztów związanych z obsługą księgową projektu należy przypoieć, że wynagrodzenie wypłacane z tego tytułu stanowi zawsze koszt pośredni w ramach projektu. Tak jak w powyższych przypadkach, co do zasady, koszty wynagradzania księgowej w projekcie powinny być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent jej wynagrodzenia z tytułu księgowania wydatków u beneficjenta. Natomiast, jeśli zakres czynności w ramach kosztów pośrednich wykonywanych na potrzeby projektu jest znaczny lub jeśli beneficjent przed rozpoczęciem projektu nie ponosił wydatków z danej kategorii, to w ocenie IZ PO KL dopuszczalna jest inna niż ww. forma przyznania wynagrodzenia dla osoby wykonującej czynności stanowiące koszt pośredni w projekcie PO KL, o ile będzie ona zgodna z przepisami prawa krajowego oraz z Wytycznymi. W szczególności możliwe jest przyznanie dotychczasowemu pracownikowi dodatku do wynagrodzenia, zwiększenie etatu lub zmiana zakresu umowy o pracę, przy czym podkreślić należy, że przyznanie dodatku lub zmiana umowy muszą być zgodne z obowiązującymi regulacjami krajowymi w tym zakresie. Ponadto, w uzasadnionych przypadkach, dopuszczalne jest zdaniem IZ PO KL zaangażowanie do wykonywania czynności w ramach kosztów pośrednich w projekcie nowej osoby na umowę o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy lub na umowę cywilnoprawną. Podkreślić jednak należy, że umowa cywilnoprawna dla obecnego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tym samym zakresem obowiązków nie jest dopuszczalna ze względu na niezgodność z prawem.

Źródło: http://www.pokl.sbrr.pl